Från och med den 17 december 2023 kräver den svenska visselblåsarlagen att alla företag med fler än 50 anställda implementerar en visselblåsarlösning och att rutiner för hur visselblåsningar hanteras införs. Läs mer om vad ni som företag behöver göra för att följa visselblåsarlagen.
Visselblåsarlagen i Sverige
Den svenska visselblåsarlagen, som egentligen heter “Lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden”, infördes som svar på EU:s visselblåsardirektiv. Direktivet tydliggör hur viktigt det är att skyddet av visselblåsare stärks och att företagen implementerar ett system för så kallad “whistleblowing”. Skyddet för visselblåsare stärks, transparensen ökar och såväl företagets som de anställdas välmående värnas.
Visselblåsarlagen innebär att företag med över 50 anställda måste kunna garantera inte bara sina heltidsanställda utan också bland annat volontärer, praktikanter och aktieägare möjligheten att visselblåsa konfidentiellt – sammanfattat alla som utför något arbete å företagets vägnar. Företag måste också ge potentiella visselblåsare information om visselblåsning, och se till att inkomna ärenden hanteras korrekt.
Vad är en visselblåsarlösning?
Det finns olika varianter av visselblåsarlösningar. Gemensamt för samtliga är att de samlar in uppgifter av en visselblåsare under strikt konfidentialitet och med möjlighet till uppföljning visselblåsare och mottagare emellan. Rapportering ska kunna göras skriftligt och muntligt samt med möjlighet att boka ett fysiskt möte.
Vissa anser att det räcker med att skapa en e-mailadress ämnad för visselblåsning eller att implementera en visselblåsarpolicy – det riskerar dock att bli komplicerat, tidskrävande och bristande vad gäller regelefterlevnad. Visselblåsarlagen ställer nämligen höga krav på konfidentialitet och säkerhet, att visselblåsaren får tillräcklig och adekvat information om visselblåsning och att mottagandet av visselblåsarärenden sker på ett säkert och korrekt sätt. Dessa bestämmelser innebär emellertid inte att en visselblåsarlösning behöver vara dyr och avancerad – en bra visselblåsarlösning är enkel att använda samtidigt som lagkraven efterlevs.
Vill du läsa mer om hur en bra visselblåsarlösning bör vara utformad, se vår checklista för en bra visselblåsarlösning, framtagen för att ni ska kunna säkerställa att er visselblåsarlösning inte bara efterlever lagkraven utan också gynnar er som organisation.
Vad krävs för att en visselblåsarlösning ska vara lagenlig?
En fullständig visselblåsarlösning integrerar olika delar för att säkerställa att alla visselblåsarlagens krav efterlevs. I huvudsak är det tre delar:
- Visselblåsarfunktion – den tekniska lösningen för rapportering, uppföljning, hantering och så vidare. Kallas även “visselblåsarsystem” eller liknande.
- Visselblåsarpolicy – information om visselblåsning, användandet av visselblåsarfunktionen med mera.
- Mottagandefunktion – hantering av ärenden. Den/de som tar emot ärenden behöver vara oberoende, följa upp inom rätt tidsramar och ta beslut om nästa steg i ärendet
Intresserad av att höra från företag som redan implementerat en lagenlig visselblåsarlösning? Läs deras berättelser här.
Visselblåsarfunktion
Det behövs en visselblåsarfunktion för att ta emot ärenden (alltså den tekniska lösningen). Den kan vara utformat på olika sätt, men oavsett utformning måste systemet garantera visselblåsaren strikt konfidentialitet, det vill säga att ingen annan än den eller de som hanterar ärendet ska kunna få information om visselblåsarens identitet. Man måste även kunna följa upp och kommunicera med visselblåsaren på ett säkert sätt.
Visselblåsarpolicy
Anställda behöver även informeras om en rad saker. Det gäller exempelvis hur visselblåsaren ska gå tillväga för att visselblåsa genom den tekniska lösningen, vilka myndigheter visselblåsaren kan vända sig till för extern visselblåsning, och hur ni som mottagare hanterar informationen som visselblåsaren lämnar. Vanligtvis sammanställs den informationen i en visselblåsarpolicy som görs tillgänglig för alla potentiella visselblåsare.
Mottagandefunktion
Den tredje delen för att göra er visselblåsarlösning lagenlig, utöver teknisk lösning och visselblåsarpolicy, är att inkomna ärenden hanteras på rätt sätt. Ärendemottagarna, som gärna ska vara minst två stycken, kan vara personer inom organisationen, men också externa – exempelvis jurister. Det viktiga är att mottagaren är självständig och oberoende, har tillräcklig kompetens att hantera inkomna ärenden och följer de administrativa bestämmelser som finns. TIll exempel måste mottagaren ge visselblåsaren en bekräftelse på att ärendet är mottaget inom sju dagar från det att visselblåsningen är gjord. Bestämmelsen gäller även om de ordinarie ärendemottagarna är på semester, en anledning till varför många väljer att lägga ärendemottagandet externt.
Läs också: Hur du väljer rätt extern ärendehanteringstjänst
En kostnadseffektiv och pålitlig visselblåsarlösning behöver inte vara komplicerad
Enligt betänkandet inför visselblåsarlagen skrivs det att den årliga kostnaden för en visselblåsarlösning enligt dessa krav uppskattas till 29 000 kr per år. Visslans helhetslösning är långt mycket mer kostnadseffektiv än så.
Varken avancerade system eller bristfälliga email-lösningar bör vara lösningen på visselblåsarlagen – istället behövs effektiva, användarvänliga och rättssäkra lösningar som minimerar administration samtidigt som grundutmaningarna löses.
Med experthjälp, kvalitetssäkring och guidning kan smidiga och kostnadseffektiva lösningar implementeras utan besvär.
Med Visslans kvalitetssäkrade helhetserbjudande för visselblåsning får ni inte bara hjälp med att implementera ett tekniskt system för praktiskt möjliggörande av visselblåsning, utan också ett anpassningsbart policy- och kommunikationsmaterial och tillgång till en kostnadsfri extern mottagarfunktion med kvalificerade jurister som hanterar era ärenden åt er på ett rättssäkert sätt.
Att praktiskt implementera en visselblåsarlösning
Med Visslan kan ni få en lagenlig och effektiv visselblåsarlösning på plats på under 120 minuter. Vi erbjuder alltid personlig guidning och hjälp med såväl konsultation, onboarding och löpande support. Kort och gott ser vi till att lösa er problem enkelt, kostnadseffektivt och långsiktigt hållbart!
Vi har hjälpt organisationer i alla storlekar och branscher, från Kungahuset, MQ och Akavia till multinationella koncerner såsom Sigma-/Nexer-koncernerna och hela vägen till det lokala ölbryggeriet. Hör av dig för en kostnadsfri konsultation eller mer information
.svg)