Visselblåsning inom NGOs

Om dina anställda inte känner att de kan rapportera oegentligheter finns det en risk att en eventuell skandal når media och på så vis förstör organisationens rykte, anseende eller innebär en konkret risk för anställda eller behövande. 

Detta, i kombination med den nya visselblåsarlagen, gör att det är en bra idé att implementera en visselblåsarfunktion för din icke-statliga organisation eller välgörenhetsorganisation för att undvika problem. Utöver att undvika problem ger det ytterligare trygghet för dina anställda och volontärer, vilket alltid är en bra sak – inte minst i denna typ av organisationer. 

De största problemen för välgörenhetsorganisationer och NGOs

En av de allra största problemen för dessa typer av organisationer är, sorgligt nog, bedrägeri i olika former. Det kan exempelvis röra sig om allt från felanvändning av pengar eller falska utgifter, till ren och skär stöld. Faktum är att en studie från 2018 av Association of Certified Fraud Examiners visar att välgörenhetsorganisationer tappar i snitt $75 000 när de väl drabbas för bedrägerier – och förvånansvärt många drabbas.

Bedrägerier kan ske i alla branscher, och det kan vara särskilt enkelt för bedragare att utnyttja välgörenhetsorganisationer. Bedrägerier i denna bransch sker av ett antal anledningar, såsom ett högt kassaflöde, vilket gör det svårare att upptäcka misstänkta transaktioner; den goda viljan och förtroendet hos många frivilliga som arbetar med en välgörenhetsorganisation; och det faktum att vissa organisationer inte har bra revisionssystem eller visselblåsarfunktioner. 

Bedrägerier kan hända välgörenhetsorganisationer av alla storlekar och former, och nya sätt att göra det på dyker upp hela tiden. Följande är några av de vanligaste typerna av välgörenhetsbedrägerier.

Missbruk av pengar som ges till välgörenhet 

Det är aldrig trevligt att tro att någon som arbetar för din välgörenhet kan vara en bedragare, men sanningen är att detta händer på många platser runt om i världen. Det finns många sätt att missbruka välgörenhetspengar, som att ta kontanter eller använda välgörenhetskreditkort för personligt bruk. För att undvika detta bör ekonomiavdelningar och de personer som driver dem granskas regelbundet och av oberoende parter. Särskilt för ideella organisationer kan bristen av just granskning vara stor.

Falska utgifter 

Interna bedrägerier görs också ofta genom att kräva utgifter eller övertid som är för höga, inte existerar eller inte är rätt. Se till att alla ersättningsanspråk stämmer överens med vad som står på reklamationsformuläret, kommer med ett kvitto och lämnas in inom rimlig tid. Även dessa bör ses över regelbundet och av oberoende part för att undvika problem.

Hur du kan se till att visselblåsare vågar agera

Att göra det enkelt för din personal och eventuella volontärer att rapportera problem (antingen till högre ledning/förvaltare eller till extern ärendehantering) kan hjälpa dig att hitta fel, men bara om de verkligen litar på mekanismen och processen. Det är viktigt att göra det så enkelt som möjligt för människor att säga ifrån.

• Organisatoriskt: Är anställda säkra på att deras oro kommer att höras och att responsen kommer att vara snabb, stark och effektiv? (De tar inte risken om de tror att deras påståenden inte kommer att tas på allvar.)
• Kulturellt: Är det svårt för vissa anställda att prata med seniora kollegor om privata frågor? (Skillnader i ålder, kön, tjänstgöringstid och status kan alla utgöra hinder för öppen kommunikation.)‍
• Personligt: Ska någon som vill säga ifrån oroa sig för att de eller någon annan kommer att bli straffad på något sätt, som att hållas tillbaka, förlora sitt jobb eller tvingas lämna arbetsplatsen eller sin nuvarande roll? (Det är viktigt att förstå att även om man som arbetsgivare självklart inte skulle utsätta visselblåsaren för repressalier kan det ur den anställdes synvinkel fortfarande finnas en risk för att detta sker)‍
• Kunskapsmässigt: Vet alla tillräckligt om processen för rapportering och hur man använder den? (De kommer att behöva påminnas ofta, osäkerhet om processen kan göra att personer inte vågar rapportera. Vi brukar rekommendera att man informerar om sin visselblåsarfunktion och -rutiner ungefär varje kvartal, men minst varje år.)

Läs även: 3 sätt att uppmuntra anställda att rapportera missförhållanden

Kom igång med en visselblåsarfunktion för din NGO eller välgörenhetsorganisation

1. Skapa en policy

Detta bör förklara hur organisationen hanterar visselblåsarärenden och visselblåsare samt hur viktigt det är för dig att människor gör det. Det är här du bestämmer vad som räknas som "visselblåsning" (om ni inte följer definitionen enligt visselblåsarlagen), vem som kan rapportera, hur och vad som ska hända med ärenden och så vidare. Inkludera en steg-för-steg-plan för vad som händer efter att en anmälan är gjord, inklusive möjligheten att eventuell polis och/eller tillsynsmyndighet kan komma att kontaktas före eller efter en internutredning gjorts.

För att göra människor mer benägna att lita på visselblåsarfunktionen, gör det klart att all information som tas emot hålls strikt konfidentiell. Det bör även finnas möjlighet att vara anonym vid rapportering. Om du inte vill behöva ta fram din egen policy från grunden erbjuder Visslan en standardiserad visselblåsarpolicy som gör det enkelt att implementera en visselblåsarfunktion inom organisationen.

2. Prata om visselblåsarfunktionen

För att få personal och volontärer att använda visselblåsarfunktionen, se till att det är välkänt och lätt att förstå. Gör en personalguide (eller använd Visslans mallar) som talar om för folk vad de ska rapportera, varför, var, hur och till vem. 

Leta efter sätt att ta reda på hur säker personalen är i visselblåsarfunktionen. Betona (om och om igen) hur viktigt det är att uttrycka oro och lösa problem om välgörenhetsorganisationen (eller den ideella organisationen) ska hålla sig ekonomiskt frisk och nå sina långsiktiga mål.

3. Utnämn en rådgivare för visselblåsning/visselblåsarfunktionen

Gör någon eller några, gärna oberoende och självständiga (enligt visselblåsarlagen), ansvariga för att få rapporter och hantera dem. De bör vara tillräckligt seniora och bra på att lyssna för att matcha ansvaret. 

De bör också ha ett gott rykte för att kunna lita på att utföra jobbet tyst, i förtroende och i linje med policyn, samt veta hur man utreder visselblåsrapporter på rätt sätt. Om detta utförs internt är det vanligt att HR-personal utses till denna arbetsuppgift, annars är det även vanligt med en extern, specialiserad, jurist, som någon av de partners Visslan har.

4. Skapa en plan

När någon tar upp en oro bör det finnas ett tydligt sätt att ta upp det, undersöka det och sedan bestämma vad, om något, som behöver göras. Visselblåsaren bör även få information av hur, var och när de kan förvänta sig en återkoppling. Omfattas ni av visselblåsarlagen finns det tydliga och viktiga riktlinjer att hålla sig till. 

5. Övervaka visselblåsarfunktioner

Genom att hålla ett öga på (anonymiserad) data kan vi lära oss mycket om hur väl visselblåsarfunktionen fungerar för att minska risker och hur man kan göra det bättre. Se till att personal och volontärer har tilltro till funktionen.