Välj rätt visselblåsartjänst med dessa 3 tips

När det gäller visselblåsning kan det vara svårt att veta i vilken ände man ska börja, särskilt om man inte tidigare har behövt implementera en helt ny visselblåsartjänst inom en organisation. Det finns en hel del olika komponenter att ha i åtanke såsom säker datalagring enligt GDPR, möjlighet till anonymitet och att erbjuda en metod som så många som möjligt känner sig bekväma med att nyttja. 

Vi har därför valt att sammanställa 3 tips för att göra det så enkelt som möjligt för dig att välja rätt visselblåsartjänst för just er organisation. Genom att se till att visselblåsartjänsten erbjuder samtliga 3 saker nedan har ni kommit en bra bit på vägen mot att välja rätt visselblåsartjänst för er organisation..

1. Rapportering ska vara enkelt i visselblåsartjänsten

Det ska vara så enkelt som möjligt att rapportera oegentligheter och andra problem, men detta är något som sällan är så enkelt som man till en början kan tro. Många tror exempelvis att e-post är en utmärkt rapporteringskanal: “Att skicka ett mejl kan ju alla göra”. 

Det kan dock bli problematiskt att rapportera något anonymt via e-post och man måste då exempelvis skapa en helt ny e-postadress för att inte röja sin identitet. Detta extra steg kan dessvärre vara tillräckligt för att avskräcka möjliga visselblåsare. 

Det är därför att rekommendera att ni väljer en visselblåsartjänst som möjliggör anonym rapportering vid behov och som även är högst användarvänligt och erbjuder uppdateringar, tips och hjälpresurser och fungerar både på stationära och mobila enheter. Man ska exempelvis inte behöva instruktioner för att som anställd skicka in en rapport.

Läs även: 4 saker att tänka på innan du blåser i visslan

2. All information ska vara säker

Dagens arbetsflöden och kommunikation kräver på egen hand att en hel del data och personlig information överförs. För visselblåsning är det extra viktigt med tanke på informationens känslighet, och precis som i de flesta andra fall gäller GDPR och korrekt behandling av personlig data, exempelvis angående förövare, även här.

Samtlig information i ett visselblåsarärende ska även raderas helt efter två år, med vissa undantag. Under ärendets gång är det även bra om det finns möjlighet att dölja personlig information vid behov, exempelvis när en tredje part behöver ta del av ärendet. 

3. Möjlighet till konfidentialitet och anonym tvåvägskommunikation

Enligt de nya direktiven för visselblåsning är de flesta väl införstådda i att visselblåsning bör vara strikt konfidentiellt och gärna anonymt. Detta är något som kan vara svårt att utveckla internt från grunden, på ett sätt som är regelrätt och vattentätt. 

Att skapa en sådan funktionalitet kräver en hel del arbete från både HR-avdelningar och IT-avdelningar som behöver skapa databaser och implementera korrekta säkerhetsåtgärder för att se till att anonym rapportering inom visselblåsning är möjligt. Läs gärna vårt kundcase med Jollyroom, som till en början utforskade just sådana lösningar.

När ni kikar efter en visselblåsartjänst bör detta därför vara något som ni lägger extra vikt vid. Det är viktigt att dels sätta sig i den anställdes perspektiv för att se om de kommer att anse att tjänsten är tillräckligt pålitlig. Ni behöver även se på saken från ett IT-perspektiv: är allt tillräckligt skyddat? Lagras data inom EU? Finns risk att obehöriga får tillgång till datan? Detta är frågor som kan vara bra att ställa för att säkerställa att systemet är av tillräckligt hög standard. 

Läs även: 3 viktiga steg för att skapa en Speak Up-kultur

När ni väl har etablerat en bra process för personer i er organisation att rapportera, bör ni även ha den tvåvägskommunikationsprocess som behöver ske efter att ett visselblåsarfall har rapporterats i åtanke. Enligt EU-direktivet ska en bekräftelse på mottagande skickas till visselblåsaren inom sju dagar, och de ska sedan få en återkoppling på sin anmälan inom tre månader. Vidare bör kanalen underlätta uppföljningsfrågor och diskussioner relaterade till utredningen.

Vissa företag kan ha för avsikt att hantera visselblåsningar via Microsoft Forms eller liknande. Detta kommer att stöta på samma problem som diskuterats i föregående avsnitt. Eftersom inget av dessa formulär innehåller en mekanism för att informera visselblåsaren om ett mottagande eller tillhandahålla ytterligare information om fallet skulle anonym tvåvägskommunikation kräva att visselblåsaren skapade en anonym e-post inkorg som skulle länkas till rapporten. Detta skulle resultera i en högre rapporteringströskel och, som ett resultat, en lägre mängd rapporter. Dessutom är det inte alltid man som ärendehanterare får notiser vid en ny rapport i exempelvis Microsoft Forms.

Att ha gedigna och korrekt rutiner samt möjliggöra anonym tvåvägskommunikation gynnar inte bara personen som rapporterat, utan även företaget och ärendehanterare. Exempelvis då personalen som hanterar rapporterna kommer att ha lättare att ta kontakt med och diskutera status för rapporten från samma plattform som de använder för att dokumentera förfrågan.

Sammanfattningsvis – välj rätt visselblåsartjänst

De 3 punkterna ovan är givetvis inte de enda sakerna som en visselblåsartjänst bör innehålla, men de är alla viktiga komponenter. Sedan gäller det även att hitta en smidig lösning som uppfyller dessa krav.

Visslan gör visselblåsning enkelt med ett visselblåsarsystem, standardiserad visselblåsarpolicy samt möjlighet till extern ärendehantering. Läs mer om Visslans tjänster här för att se hur vi kan hjälpa er eller kontakta våra experter för mer information.