Vad är ett visselblåsarsystem och hur gynnar det er organisation?

Det bästa sättet att möjliggöra whistleblowing, eller visselblåsning som det heter på svenska, är att implementera ett visselblåsarsystem. Ett visselblåsarsystem är en plattform specifikt utformad för att visselblåsare tryggt och säkert ska kunna rapportera oegentligheter i enlighet med den nya visselblåsarlagen. Det finns många andra sorters visselblåsarlösningar också.

I det här blogginlägget förklarar vi vad ett visselblåsarsystem är och tittar närmre på hur ett sådant system kan vara utformat. Vi går också igenom vilken funktionalitet systemet behöver ha för att leva upp till de rådande lagkraven. Dessutom undersöker vi hur andra typer av visselblåsarlösningar fungerar och vilka för- och nackdelar som finns med de olika alternativen.

Olika typer av visselblåsarsystem

En e-postadress för visselblåsning

Att skapa en e-postadress dedikerad för visselblåsning kan vid första anblick verka som en bra idé. En e-postlösning kan i vissa fall fungera. Lösningen passar vissa organisationer, till exempel vissa myndigheter. För de flesta företag kräver dock en e-postlösning mycket förarbete för att säkerställa att lösningen lever upp till de hårt ställda lagkrav som finns. Till exempel måste man kunna garantera visselblåsaren att personuppgifter som lämnas i e-postmeddelandet hanteras korrekt. 

Utöver att en e-postlösning kräver mycket förarbete, är det också svårt att möjliggöra anonym rapportering via e-post. Det kräver att visselblåsaren på egen hand skapar en unik e-postadress, specifik för ändamålet, och därefter regelbundet loggar in på kontot. Dessutom kan visselblåsarens identitet trots en anonym e-postadress avslöjas av en tekniskt kunnig person med rätt åtkomst. Vidare är det osannolikt att e-postmeddelanden kan krypteras på det sätt som krävs för att garantera visselblåsaren konfidentialitet, vilket resulterar i att lösningen brister säkerhetsmässigt. Säkerhetsrisker kan innebära allvarliga konsekvenser för visselblåsare och arbetsgivare.

Visselblåsares konfidentialitet vid rapportering via e-postlösning hotas av ytterligare en faktor, nämligen att IT-avdelningen i en organisation vanligtvis kan se alla in- och utgående mejl. Dessutom kan de se vem avsändaren är. Om man väljer att implementera en e-postlösning för visselblåsning är det av yttersta vikt att man säkerställer att detta inte är fallet för visselblåsningsmejlen.

Glöm inte heller att ni enligt visselblåsarlagen måste skicka en bekräftelse på att ärendet mottagits till visselblåsaren, senast efter sju dagar. Inkorgen måste således vara bemannad även under semestertider. Att ha notiser aktiverade för e-postadressen kan innebära en risk att personer utan tillgång till visselblåsarmejlen råkar se konfidentiella uppgifter. För att undvika det är det bäst att stänga av notiser för inkorgen. Glöm dock inte att trots det återkoppla till visselblåsaren inom rätt tidsramar.

Läs även: Visselblåsardirektivets 6 minimikrav för arbetsgivare

Telefonbaserad rapportering

Det är relativt vanligt med telefonbaserade visselblåsarlösningar. Det finns fördelar med att möjliggöra rapportering via telefon, till exempel är lösningen likt ett digitalt visselblåsarsystem tillgänglig dygnet runt och oavsett visselblåsarens geografiska lokalisering. Ett problem med telefonlvisselblåsning är dock att telefonsamtal inte kan krypteras på den nivå som lagen kräver. Dessutom dokumenteras inte ärenden automatiskt och om visselblåsaren och mottagaren inte talar samma språk kan det uppstå problem. Att tillåta visselblåsare att lämna röstmeddelanden kan innebära säkerhetsrisker om någon annan än ärendehanterarna också har tillgång till telefonen. Om telefonen inte är bemannad dygnet runt finns risken att rapporter missas.

Telefonlösningar saknar sannolikt också funktioner som påminnelsenotiser och möjlighet till uppföljning om visselblåsaren har ringt från ett dolt nummer. Detta, i kombination med att samtliga rapporter som inkommer på detta vis behöver dokumenteras manuellt, gör att telefonlösningar blir ineffektiva, både tidsmässigt och kostnadsmässigt.

Den nya visselblåsarlagen kräver att det ska finnas möjlighet för visselblåsare att lämna rapport muntligt och skriftligt. Många digitala visselblåsarsystem möjliggör utöver skriftlig rapportering också muntlig, antingen genom att visselblåsaren spelar in ett ljudmeddelande direkt i plattformen, eller att visselblåsaren laddar upp en ljudfil. Med ett fulländat digitalt visselblåsarsystem finns således inget behov för en telefonlösning. 

Fysisk brevlåda för rapportering

Att ha en fysisk brevlåda avsedd för visselblåsningar har tidigare har varit ett fullgott alternativ för många företag. Många som har jobbat på ett kontor under 1900- och 2000-talet har förmodligen stött på en brevlåda med hänglås utanför HR-avdelningen, avsedd för klagomål och eventuella visselblåsningar. Innan det fanns alternativa metoder för visselblåsning ansågs brevlådan av vissa vara en tillräcklig visselblåsarlösning.

Brevlåderapportering tillåter visserligen visselblåsaren att vara anonym, men tyvärr har systemet många andra brister. Visselblåsarens konfidentialitet hotas om brevlådan är synlig för kollegor och uppföljning med anonyma visselblåsare blir i stort sett omöjligt. Om visselblåsare känner sig exponerade vid inlämning finns risken att lösningen inte används över huvud taget.

Läs även: 5 fördelar med visselblåsning på arbetsplatsen

Öppen-dörr-rapportering

Precis som namnet antyder innebär öppen-dörr-rapportering att visselblåsaren kliver in hos en person i en ledande roll och avlägger rapport muntligt, ansikte mot ansikte. Muntlig rapportering har fördelen att visselblåsaren får omedelbar feedback och möjlighet att diskutera problemet med en överordnad direkt. Nackdelarna med metoden inkluderar bristande konfidentialitet, dokumentation och tillit.

Det säger sig självt att visselblåsaren omöjligen kan rapportera anonymt. Om personen som är utpekad som mottagare av muntliga rapporter inte är en person visselblåsaren litar på, eller som kanske till och med är inblandad i ärendet, är sannolikheten mycket låg för att visselblåsaren avlägger rapport. Det kan vara omständligt att återkoppla till visselblåsare utan att kollegor förstår vem visselblåsaren är. 

Den nya visselblåsarlagen kräver att möjlighet att boka ett fysiskt möte ska finnas, men den kräver också att visselblåsare kan rapportera muntligt och skriftligt. Rapportering i fysisk person kan alltså vara en, men inte den enda, rapporteringsväg ett företag erbjuder. 

Digitalt/webbaserat visselblåsarsystem

Idag är den vanligaste sortens visselblåsarlösning ett digitalt visselblåsarsystem. Vanligtvis är digitala visselblåsarsystem också webbaserade. Vid rapportering kommer visselblåsaren åt systemet via en länk, och kan på så sätt lämna relevanta uppgifter direkt i systemet. Många visselblåsarsystem låter visselblåsare välja om de vill vara anonyma eller lämna identitetsuppgifter. 

I ett bra digitalt visselblåsarsystem kan ärendehanterarna fortsätta kommunicera med visselblåsaren med bibehållen anonymitet. En annan fördel med digitala visselblåsarsystem är att notiser och påminnelser om ärenden kan skickas utan att visselblåsarens konfidentialitet äventyras, då notiserna inte innehåller några personuppgifter.

Vill du höra från bolag som redan valt att implementera en visselblåsartjänst? Läs om bland andra Hemtex och flygbolaget BRA, och varför de valde ett webbaserat visselblåsarsystem.

Hur fungerar ett bra visselblåsarsystem?

En optimal visselblåsarfunktion möjliggör anonym rapportering och tvåvägskommunikation mellan visselblåsare och mottagare. Vi har tagit fram en checklista för en bra visselblåsarlösning. Där hittar ni alla funktioner som är nödvändiga och de som helt enkelt är bra att ha i ett visselblåsarsystem.