Hur man utreder visselblåsrapporter på rätt sätt

När en anställd gör ett informellt eller formellt klagomål bör arbetsgivaren vidta omedelbara åtgärder för att stoppa den påstådda konflikten, skydda inblandade parter och påbörja utredningar. Lyhördhet för ett klagomål och en utredning kommer inte bara att ge den bästa informationen och bevisen, utan det kommer också att öka både utredarens och arbetsgivarens trovärdighet. 

Utredningar kan hjälpa organisationen att identifiera och lösa interna problem innan de blir mer utbredda. Med tanke på att varje klagomål har potential att gå till rättegång, bör arbetsgivare undersöka varje ärende på ett sätt som kan läggas fram för en domstol, om det behövs.

Kortfattat är dessa: 

• Skapa en plan för utredningen
• Lägg fram relevanta frågeställningar
• Håll intervjuer

Vi kikar närmare på varje punkt nedan.

Skapa en plan för utredningen

En utredning måste planeras för att vara effektiv och korrekt genomförd. En fullständig plan bör innehålla en översikt över frågan, utvecklingen av en vittneslista, källor för information och bevis. Den bör även innehålla intervjufrågor som är inriktade på att få fram viktig information och detaljer, och en process för lagring av dokumentation (t.ex. intervjuanteckningar och e-postmeddelanden). som skulle kunna behandlas som bevis). 

Läs också: Vad är visselblåsning? Och varför är det viktigt?

Lägg fram relevanta frågeställningar

Frågorna som ställs under utredningen bör vara klara redan innan intervjuer påbörjas. Det är dock vanligt att ytterligare frågor dyker upp under varje intervju. Något som är bra att ha i åtanke är att ställa frågor som är relevanta till vad som har hän. 

Att utforma frågorna för att få fram den information som du är i behov av, utan att det är en ledande fråga. Det ska helst vara öppna frågor, då dessa fungerar allra bäst för att få fram information.

Håll intervjuer

Det är under intervjuerna som du kommer att samla majoriteten av all information genom diskussioner med inblandade parter, och genom att ställa relevanta frågor. Det allra viktigaste är att komma ihåg att inte vara partisk eller ställa ledande frågor. Till detta hör även att du inte visar extra sympati eller ger en personlig åsikt rörande vad som hänt eller de iblandade personerna. 

Det är även rekommenderat att påminna de inblandade parterna att inte diskutera mötena utanför rummet. Genom att notera allt som sägs, och att agera objektivt så är möjligheten att lyckas allt större. Utredaren måste fastställa de anställdas trovärdighet. Intervjuer ger olika redogörelser, och ibland motstridiga versioner av händelserna. Var medveten om att frågan är mycket personlig för de anställda. På grund av frågans personliga och känslomässiga karaktär kan deras individuella uppfattningar om vad som hände grumlas av personliga intressen, eller om deras jobb står på spel kan de till och med ljuga.

Sammanställ information & vidta disciplinära åtgärder

När all information har samlats in och sammanställts, upprätta ett förslag till åtgärder som ska presenteras för högsta ledningen eller eventuell chef. Utredaren eller ledningsmedlemmen, såväl som juridiska rådgivare, bör göra det slutliga beslutet om eventuella anställningsåtgärder som är motiverade baserat på utredningsrapporten. Arbetsgivaren måste ta hänsyn till alla inblandade parter samt organisatoriska processer, inte bara om den anklagade är skyldig, i det slutliga avgörandet.

När ett beslut har fattats bör arbetsgivaren meddela både den klagande anställde och den anklagade om utgången. Det är viktigt att meddela klaganden att organisationen tog klagomålet på allvar och vidtog lämpliga åtgärder. 

Organisationen måste se till att klaganden samtycker till att han eller hon har blivit ordentligt hörd och förstådd, även om han eller hon inte är överens om resultaten. Utredaren bör fastställa en tidsram för att följa upp med visselblåsaren för att säkerställa att det inte finns några andra problem och att han eller hon kommer tillbaka till arbetsmiljön.

Summering

Genom att vara väl förberedd med frågor innan varje intervju så ger du utredningen bra förutsättningar att gå till smidigt. Försök att vara objektiv och att inte erbjuda din egen åsikt om vad som diskuteras. 

Genom att ställa relevanta och öppna frågor så får du fram så mycket information som möjligt om vad som hänt. Det allra viktigaste är att få en bra överblick för vad som faktiskt har hänt, så att korrekt beslut kan fattas så enkelt som möjligt. Kom ihåg att notera allt som sägs och att sammanställa informationen mellan intervjuer.

Med all information i hand så kan man ta vidta eventuella disciplinära åtgärder. Det är även en bra idé att boka in en uppföljning med visselblåsaren, oavsett hur denna process slutar, för att säkerställa att de inte upplevt negativa effekter eller andra problem.