Hur en ekonomisk lågkonjunktur kan påverka visselblåsning

Historiskt sett finns det tydliga samband mellan ekonomiska lågkonjunkturer och visselblåsning, men det finns flera effektiva metoder som ni kan använda er av för att minska problem med exempelvis bedrägerier under en lågkonjunktur.

Vad händer med visselblåsning under en ekonomisk lågkonjunktur? 

Levnadskostnadskrisen är verklig eftersom priserna fortsätter att stiga, lönerna förblir de samma och ekonomin är på nergång. Det är enkelt att se varför företag är oroliga för en ökning av bedrägerier och stölder av anställda.

När vi ser till tidigare lågkonjunkturer är det tydligt att det är tre viktiga saker som måste hända för att bedrägerierna ska öka och som får människor att begå sådana olagligheter: press, slump och förmågan att komma med ursäkter för det. 

Under de första fyra månaderna av 2021 ökade rapporterade bedrägeriförsök med 149 % inom finansinstitut, enligt en färsk rapport från TransUnion. Denna ökning tillskrivs till stor del COVID-pandemin som härjade under denna tid.

Det finns även bevis att lågkonjunkturer går hand i hand med en ökning av bedrägeriförsök. Till exempel, under lågkonjunkturen 1990, sjönk BNP med 3 % vilket ledde till en ökning med 9 % av bedrägeribrotten. Under lågkonjunkturen 2008 sjönk BNP med 1 %, vilket ledde till en ökning av bedrägerierna med 7,3 %. Detta är siffror och jämförelser som tagits fram av Professor Mark Button som är ansvarig för Center for Counter Fraud Studies vid University of Portsmouth.

När fler bedrägeribrott upptäcks under en lågkonjunktur beror det inte bara på att fler brott har begåtts, utan också på att företag är mer benägna att göra noggranna interna granskningar när lågkonjunktur råder (vilket leder till att de får reda på tidigare eller pågående bedrägerier), men också att företagets visselblåsarsystem eller övriga verktyg för rapportering används mer flitigt.

Läs även: Motivera visselblåsare att rapportera missförhållanden

Hur ni kan skydda er organisation mot bedrägeri i en lågkonjunktur

Förberedelser är nyckeln till att se till att ni har en stark och effektiv process för människor att rapportera oegentligheter. Det finns viktiga saker som affärs- och HR-ledare kan göra just nu för att förbättra framgången för deras visselblåsarprogram och se till att de är redo. För att skydda organisationen mot bedrägerier i en lågkonjunktur kan företag bland annat fokusera på: 

• Interna revisioner
• Uppdateringar & förbättringar
• Kompetens
• Kommunikation
• Medvetenhet
• Effektiva visselblåsarsystem

Interna revisioner

När man gör en internrevision bör företag bland annat titta på hur de hanterar rapporter om oegentligheter. Tänk på hur väl era policyer, processer och planer fungerar. Är de aktuella? Är de effektiva? Att hålla systemen uppdaterade och göra dem bättre hjälper er att hitta platser där de inte fungerar som de ska och där ni behöver göra ändringar. Behöver ni kanske till och med byta vissa system? Eller verkar något inte riktigt stämma i bokföringen?

Denna ständiga förbättring kommer att se till att organisationen uppfyller sina juridiska och sociala skyldigheter såväl som sina egna policyer och procedurer.

Uppdateringar & förbättringar

Hur kommer ni att hålla ett öga på, mäta och utvärdera era policyer och rutiner i framtiden? Att ha en bra visselblåsarpolicy på plats är en bra plats att starta på, men det är även bra att kontinuerligt uppdatera den för att reflektera förändrande förhållanden, marknader och behov. 

Genom att lägga tid och pengar på att underhålla och förbättra exempelvis ert visselblåsarsystem kan ni bidra till att minska risken för fel och visa samhället, era marknader, tillsynsmyndigheter, ägare och andra intresserade parter att ni har god förvaltningspraxis. ‍

Kompetens

Det är viktigt att se till att era utredare (om ni har interna sådana) har rätt utbildning och verktyg för att snabbt och noggrant hantera en anmälan. Inte bara för att hjälpa till att stoppa eller minska förlusten av tillgångar och för att hitta förlorade tillgångar, utan också för att hjälpa och skydda människor som rapporterar fel. Förtroendet för ert visselblåsarsystem växer när ni minskar och stoppar dålig eller bristande hantering av de ärenden och de inblandade.

Saknas sådan kompetens internt kan det vara en bra idé att anlita extern sådan. Visslan erbjuder exempelvis kostnadsfria externa mottagandefunktioner där ni helt kostnadsfritt får jurister som kan hantera era ärenden åt er.

Kommunikation

Som organisation bör ni arbeta för att skapa en kultur av öppenhet, ärlighet och ansvar. Hur detta görs varierar från företag till företag och mellan olika branscher. Ni kan läsa mer om just internkommunikation och företagskultur i flera av våra blogginlägg, exempelvis 5 sätt en bra ledare kan påverka företagskulturen.

Det finns inget svar som fungerar för alla, men försök att fokusera på er organisations kultur för att hitta och behålla människor som delar era värderingar.

Medvetenhet

Är alla era anställda utbildade i hur man använder ert visselblåsarsystem? Vet de hur man rapporterar fel och känner de att de har makten att göra det? Tydlig kommunikation är viktig för att uppmuntra och göra det lättare för anställda att rapportera fel, särskilt när det gäller att se till att de vet att de kan vara anonyma. 

Detta låter era anställda följa bästa praxis för visselblåsning för att hitta fel och åtgärda det så snart som möjligt. Det visar också att de ansvariga vill stoppa och ta itu med missförhållanden.

Effektiva visselblåsarsystem

Nyckeln till att upptäcka bedrägerier är ofta just visselblåsarsystem, där man ser att organisationer med effektiva visselblåsarsystem har 50% mindre förluster till bedrägeri än företag utan, enligt ACFE Report to the Nations 2022. 

Att inte ha fått en enda visselblåsning genom sitt visselblåsarsystem kan vara tecken på att flera saker är fel: Behöver ni byta visselblåsarsystem? Behöver ni ändra hur ni kommunicerar och uppmuntrar till visselblåsning internt? Har era anställda tillit till er visselblåsarfunktion?

Läs mer om hur ni kan effektivisera och optimera ert visselblåsarsystem här.

Sammanfattningsvis

Under en lågkonjunktur utsätta fler företag för yrkesbedrägerier och andra oegentligheter och det är inte ovanligt att de begås av egna medarbetare. Det är dock viktigt att inte vara misstänksam mot medarbetare utan anledning eller att tro att de har onda avsikter. 

Var öppen och ärlig mot era anställda och våga granska och rannsaka er själva – är era rutiner verkligen tillräckliga? Har ni verkligen en öppen företagskultur? Om man inte är bekväm med att säga något direkt till sin chef, kan man göra det på annat sätt, och kanske till och med anonymt?

Använd gärna våra tips för att påbörja arbetet med att bygga en organisation mer motståndskraftig mot oegentligheter och andra bedrägerier. Har ni frågor eller funderingar är ni alltid välkomna att höra av er till oss.