Hur du ser till att din visselblåsarlösning är användarvänlig

Att implementera en lösning för visselblåsning som följer visselblåsarlagen är en bra idé och kommer inom kort att vara ett krav för företag och organisationer som har fler än 50 anställda. Men en visselblåsarlösning är enbart bra för organisationen om den faktiskt är effektiv och används av de anställda. Här kan du därför lära dig mer om hur du ser till att din visselblåsarlösning är användarvänlig.

Förklara varför

Ett viktigt första steg är att se till att de anställda förstår varför företaget introducerar dessa kanaler och dess syfte. Det är viktigt att överväga oro anställda kan ha och ta itu med dem, och att samtidigt besvara eventuella frågor de har om visselblåsning. 

Genom att de anställda är medvetna om varför lösningen finns, ökar även chansen att de väljer att nyttja den vid behov. Förklara vilka ärenden som räknas som visselblåsning, både juridiskt och med avseende på interna organisationspolicyer, kontra ärenden som ska rapporteras via andra processer eller kanaler, eller om dessa bör rapporteras i samma kanal om ni beslutar att göra så. Det är även en bra idé att beskriva vilken typ av information som bör inkluderas.

LÄS OCKSÅ: 3 viktiga steg för att skapa en Speak Up-kultur

Gå igenom processen med de anställda

Företag måste se till att de anställda förstår hur de rapporterar missförhållanden, och vad som händer med deras rapport när de väl har skickat in den. Det är också viktigt att ta upp vad som händer om en visselblåsare identifieras, och vilka skydd som finns. Detta kan smidigast göras med en visselblåsarpolicy 

Även med det anonyma verktyget kan anställda vara rädda för att bli igenkända, och dessa farhågor bör bemötas och besvaras. Gå igenom säkerhetsaspekterna av systemet, saker som kryptering av data och dataskydd, lösenord, ingen spårning av visselblåsarens identitet och så vidare.

LÄS OCKSÅ: Vad är visselblåsning? Och varför är det viktigt?

Sätt en positiv attityd på visselblåsning

Många associerar visselblåsning med stora fall som Snowden och allt han gick igenom, eller att de kommer att hatas av sina kollegor och chefer. Det är därför en bra idé att lägga fram visselblåsning i ett positivt ljus. Det är ju något som finns där för att ni som organisation ska kunna frodas, och för att alla anställda ska känna sig trygga och trivas. 

Då är det bra att istället nämna alla fördelar med visselblåsning och hur det används för att göra arbetsplatser bättre. Även här kan man återigen nämna att det finns möjlighet att vara helt anonym och att det finns en stark sekretess runt den som blåser i visslan.

LÄS OCKSÅ: Fördelarna med visselblåsning

Påminn regelbundet

Implementering är inte det sista steget. Det är viktigt att regelbundet påminna medarbetarna om systemet. Detta kommer att säkerställa att även personer som aldrig rapporterat något känner till systemet och hur man använder det. Vi brukar rekommendera att detta görs ungefär en gång per kvartal (men minst en gång per år) samt vid onboarding av nyanställda och liknande.

Genom att ha en snabb genomgång någon gång om året ser man till att alla är uppdaterade och medvetna om hur man rapporterar något vid behov. Man vill undvika situationer där någon har något att rapportera, men inte vågar av rädsla för att göra fel eller osäkerhet kring hur det går till.

Visslan erbjuder en flexibel & smidig lösning

När du väljer att låta Visslan hantera er visselblåsarkanal så gör du det enkelt för dig själv. Vi erbjuder en rättfram och effektiv lösning där onödig administration eliminerats. Vi erbjuder allt ni behöver utan krångel och gör det enkelt och smidigt för er som organisation att hantera visselblåsning, från visselblåsarpolicy till rapporteringskanal och extern mottagandefunktion om så önskas.