Därför kan koncernbolag inte dela visselblåsarsystem

Flera globala och stora nationella koncerner har sedan tidigare implementerat centraliserade, koncerngemensamma visselblåsarsystem. I och med att den nya visselblåsarlagen trädde i kraft den 17 december 2021 kom nya bestämmelser om hur dessa koncerngemensamma visselblåsarsystem ska vara utformade. I det här inlägget kan du läsa mer om vad den svenska lagen, som är baserad på EU-direktivet om visselblåsning, och den Europeiska kommissionen har att säga om koncerngemensamma visselblåsarlösningar.

Varför EU anser att koncerngemensamma visselblåsarlösningar är otillräckliga

Branschorganisationer från flera medlemsstater skickade ett brev där de kritiserade att koncernbolag i och med det nya visselblåsardirektivet är tvungna att inrätta separata visselblåsarsystem. I det svar som gavs på brevet avvisade den Europeiska kommissionen centraliserade visselblåsarsystem.

Kommissionen förklarade att EU-direktivet fastställer att alla privata aktörer med fler än 50 anställda är skyldiga att implementera ett eget internt visselblåsarsystem, oberoende av om aktören ingår i en koncern eller inte. Att alla juridiska enheter med fler än 50 anställda ska tillhandahålla ett eget visselblåsarsystem finns reglerat i artikel 8.3 i EU:s visselblåsardirektiv. Kommissionen menade att det framgår av EU-direktivet att det gäller såväl självständiga företag och som företag som ingår i en koncern. Huruvida ett koncernövergripande visselblåsarsystem finns på plats eller inte spelar ingen roll, menade EU-kommissionen. 

Direktivet förbjuder inte centraliserade koncerngemensamma visselblåsarsystem, utan de kan finnas parallellt med varje företags enskilda system. Kommissionen har motiverat beslutet med att systemet blir effektivare om rapporterade problem hanteras inom det företag som ärendet rapporterades samt att olika EU-länder kan tolka EU-direktivet olika i sina respektive genomföranden av direktivet på nationell nivå. Enligt EU-kommissionens uppfattning bör koncernbolag inte kvalificeras som "tredje part" vid outsourcing av visselblåsarsystem.

Alla medlemsstater är ålagda att respektera EU-kommisionens tolkning vid genomförandet av direktivet. Därför kan det vara bra för företag som är verksamma i EU och har fler än 50 anställda att förbereda sig för implementering av visselblåsarsystem, även om företaget ingår i en koncern med en gemensam lösning.

Läs även: Borde visselblåsarkanalen finnas på hemsidan eller intranätet?

Delar av visselblåsarsystemet kan vara gemensamma för bolag med under 250 anställda

Företag med 249 anställda eller färre får, i enlighet med den svenska visselblåsarlagen, dela vissa förfaranden med andra bolag. De förfaranden som enligt svensk visselblåsarlag får delas är:

1. mottagande av rapporter, och  

2. utredning av de förhållanden som har rapporterats, vilket dock inte innefattar att ha kontakt med den rapporterande personen.

EU-kommissionen anser däremot att följande villkor måste uppfyllas om företag med färre än 250 anställda som ingår i en koncern ska ha vissa förfaranden för visselblåsning gemensamma:

• Visselblåsaren ska kunna rapportera på dotterbolagsnivå, det vill säga dotterbolagets interna visselblåsarkanaler ska vara aktiva och funktionella.
  
  
• Visselblåsaren ska informeras om vem på moderbolagsnivå som kommer att ha tillgång till rapporten för att genomföra utredningen; Visselblåsaren ska alltid ha möjlighet att neka moderbolaget att utreda det rapporterade missförhållandet och begära en utredning av ärendet genom dotterbolagets visselblåsarsystem.

• Ansvaret för att upprätthålla rapportens konfidentialitet, för att ge visselblåsaren feedback och för att vidta korrigerande åtgärder i samband med det rapporterade missförhållandet ligger alltid hos dotterbolaget.

Om inte samtliga ovanstående punkter kan uppfyllas kan alltså koncerner, även om bolagen inom koncernen har under 250 anställda, inte dela visselblåsarsystem. För företag med fler än 250 anställda gäller inte bestämmelserna ovan. Enligt EU-kommissionens uppfattning ska dessa företag ha en egen visselblåsarkanal som kan behandla inkommande information oberoende av och fristående från eventuella centrala visselblåsarsystem som finns parallellt. 

Företagsgrupper kan sannolikt implementera ett centralt whistleblowing-system parallellt med de enskilda. Den gemensamma lösningen kan dock inte ersätta de decentraliserade rapporteringssystemen varje dotterbolag ska implementera.

Ska ni implementera ett visselblåsarsystem inom er koncern? Läs vår checklista för en bra visselblåsarlösning.

Att implementera visselblåsarsystem för varje koncernbolag kan vara enkelt

Det behöver varken vara svårt eller tidskrävande att implementera visselblåsarlösningar för enskilda företag inom en koncern. Med rätt verktyg kan varje dotterbolag enkelt och smidigt implementera ett eget visselblåsarsystem.

Vi på Visslan har mycket erfarenhet av att hjälpa så väl svenska som multinationella koncerner att implementera visselblåsarsystem. Vårt system möjliggör extern ärendehantering och vi kan tillhandahålla en visselblåsarpolicy om så önskas.

Efterlevnad med visselblåsarlagen gynnar hela koncernen

Att säkerställa efterlevnad med EU-direktivet om visselblåsning och den svenska visselblåsarlagen gynnar hela koncernen. Om ett dotterbolag bryter mot bestämmelserna skulle det kunna leda till dålig publicitet, som i sin tur kan få negativa konsekvenser för övriga företag i koncernen. Vidare gynnas både företag och medarbetare av eventuella missförhållanden kan rapporteras.

I vår guide om lagkrav på visselblåsarlösning kan ni läsa mer om hur ni säkerställer efterlevnad med visselblåsarlagen i er koncern. Har ni ytterligare funderingar om koncerngemensamma visselblåsarlösningar? Boka en konsultation med oss och få svar på dina frågor.