Checklista för en bra visselblåsarlösning

Anställda spelar en nyckelroll i en organisations välmående. Det är trots allt de som får organisationen att gå runt. Om de anställda i en organisation är missnöjda eller upplever orättvisor på arbetsplatsen kan det ha stora negativa effekter. 

Allt från brist på motivation och bristande resultat, till enorm negativ mediauppmärksamhet eller förlorade samarbetspartners. En kritisk komponent i de anställdas välmående är möjligheten till visselblåsning. Historiskt har det många gånger funnits situationer där personer är rädda för att pekas ut som visselblåsare, antingen på grund av rädsla av hämndaktioner, särbehandling eller att bli av med sina jobb. 

Detta är en av många anledningar till varför EU har valt att implementera det nya visselblåsardirektivet. Vi kommer att ge ett par användbara tips för hur du kan se till att din organisations visselblåsarlösning faktiskt är en bra sådan. 

Läs även: Att komma igång med att implementera en visselblåsarlösning

Hur du ser till att din visselblåsarlösning är bra och används

Att uppfylla minsta möjliga lagliga krav är givetvis positivt, men ännu bättre är det att vara just, ännu bättre: att gå från att helt enkelt ha en tillräcklig visselblåsarlösning till att ha en bra sådan. Låt oss titta närmare på vad ni kan göra som organisation för att förbättra er befintliga visselblåsarlösning eller skapa en riktigt bra sådan. 

Se till att personal i ledande roller är ombord

Se till att din VD och ledningsgrupp verkligen förstår och accepterar konceptet. Ledningsgruppen måste inte bara införa systemet, utan omfamna det totalt. 

Ett inledande brev från VD:n som beskriver förväntningarna på beteende och det ansvar som delas av alla anställda för att säkerställa att organisationen och dess integritet skyddas från alla typer av fel hade kunnat vara en bra idé. Genom att se till att även personer i chefskapacitet och i högre roller omfamnar konceptet har det en positiv påverkan för resten av organisationen.

Utbilda anställda 

Introducera visselblåsarsystemet och förklara exempel på etiska dilemman. Prova rollspel mellan lag för att särskilja vilka beteenden som kvalificerar sig som ett etiskt brott. Använd videor, team-utmaningar och sanerade faktiska fall för att förstärka vad företaget anser vara oetiskt.

Utbilda era anställda om de röda flaggorna som kan hjälpa till att upptäcka bedrägerier. Förändringar i livsstil, antydningar om missbruk, gåvor från leverantörer eller underlåtenhet att ta semester är alla subtila ledtrådar om att det kan vara något annat fel. 

De anställda behöver utbildas om de händelser som kan antyda katastrofer och ju tidigare ett bedrägeri upptäcks, desto mindre skada för organisationen – både ur ett ekonomiskt perspektiv och när det gäller ert rykte.

Använd en bra visselblåsarpolicy

Även om vikten av visselblåsning är uppenbar är att anta en visselblåsarpolicy inte något en organisation bör rusa in i hänsynslöst. En dålig policy kan orsaka lika mycket huvudvärk för en organisation som ingen policy alls. Läs även hur du gör din visselblåsarpolicy enkel att förstå. 

Er policy bör exempelvis lyfta: 

• Vilka typer av problem som bör rapporteras. Ge exempel, som bokföringsbedrägerier, avtalsfix, korrupta betalningar, stöld av företagsdata och rasdiskriminering. Om ni önskar gå utöver visselblåsarlagen även exempelvis sexuella trakasserier, kontorsmobbning och så vidare – och kanske även en friskrivningsklausul om "och allt annat som du anser vara tjänstefel".

• Anställdas skyldighet att rapportera missförhållanden. I de flesta fall vill du specificera att anställda måste rapportera oroväckande missförhållanden de ser, även om de inte är direkta offer för beteendet i fråga.

• Möjlighet att rapportera anonymt. Genom att tillhandahålla en anonym rapporteringskanal ger du anställda som på något sätt är inblandade i tjänstefel men som vill komma ren väg för att göra det.

• Skydd mot vedergällning. Antingen som en del av din allmänna whistleblower-policy, eller som en företagspolicy för artighet på arbetsplatsen, betona att det är strängt förbjudet att hämnas mot medarbetare för att de lämnar in en whistleblower-rapport och kan resultera i disciplinära åtgärder inklusive uppsägning.

Med Visslans policy för visselblåsning får ni en standardiserad visselblåsarpolicy som enkelt kan anpassas vid behov. Den kan hjälpa er spara tid, huvudvärk och juristarvoden. Kontakta oss för mer information..

En bra visselblåsarlösning – Checklistan

Använd nedan punkter inom olika kategorier för att checka av och se om du möter rekommendationerna för en bra visselblåsarlösning. 

Konfidentialitet

• Ger ditt visselblåsarsystem möjligheten för en visselblåsares identitet att förbli strikt konfidentiell?
• Kan man vid behov öppna upp systemet för externa parter, utan att det avslöjar visselblåsarens identitet?
• Skyddas identiteter hela vägen från anmälan till arkivering av ärenden?
• Är tillgången till ärendehanteringssystemen tillräckligt säkra? Exempelvis med tvåfaktorsautentisering?

Kontaktpersoner

• Har du ett system, kompetens och rutiner för att hantera utredningar?
• Låter din whistleblower-kanal dig lägga till externa experter på ett säkert sätt i ärendehanteringsprocessen?
• Har du kompetenta resurser på plats för att följa upp rapporter på ett passande sätt?

Arkivering & lagring

• För ditt system en användar- och ärendelogg över varje ärende?
• Tillåter ditt system att radera personuppgifter i enlighet med GDPR?
• Raderar ditt system samtliga personuppgifter när ärendet raderas?
• Är ditt visselblåsarsystem helt kompatibelt med GDPR i alla EU-länder där ni är verksamma?

Om du tycker att det verkar komplicerat finns Visslans tjänster här för dig att ta del av. Vi kan hjälpa dig oavsett storlek på organisation. Vi erbjuder heltäckande visselblåsarlösningar samt komponenter, inklusive möjlighet för extern ärendehantering eller en standardiserad visselblåsarpolicy.

‍