Att utreda visselblåsarrapporter i 5 steg

När din organisation tar emot en visselblåsarrapport är det viktigt att den hanteras korrekt. Ni bör ha en fungerande process som ni kontinuerligt följer då någon blåser i visslan för att säkerställa att alla rapporter hanteras på rätt sätt, både etiskt och lagmässigt.

Om man inte har ett etablerat tillvägagångssätt för att hantera visselblåsarrapporter kan man vid utredning utgå från dessa fem steg:

1. Samla in all information som du kan tänkas behöva om rapporten.
2. Delegera utredningen till en opartisk person eller grupp.
3. Ge visselblåsaren information om hur ärendet kommer att hanteras.
4. Uppdatera visselblåsaren kontinuerligt om vad som händer i ärendet.
5. Följ upp med visselblåsaren när ärendet är avslutat.

Låter det krångligt? Med rätt rutiner och kompetens kan det faktiskt vara enklare än vad det låter. I det här inlägget förklarar vi vad varje steg innebär.

Läs också: Det viktigaste att veta om visselblåsning.

Steg 1: Samla information

Vid mottagandet av ett visselblåsarärende är det viktigt att fastställa vad ärendet handlar om. Att samla information direkt från en rapport och att vid behov fråga visselblåsaren om kompletterande uppgifter är det enklaste sättet att fastställa om rapporten faktiskt är en visselblåsning eller om det snarare är ett personalärende.

Du samlar information genom att föra en dialog om situationen med visselblåsaren, samt genom att samla information från avdelningen som ärendet rör. När du har avgjort om rapporten är ett visselblåsarärende eller inte kan du gå vidare till steg två.

Steg 2: Vem sköter utredningen?

När en visselblåsare skickar in en rapport bör händelsen alltid utredas av en oberoende person eller grupp. I många fall kan ärendet hanteras av en grupp från HR- eller den juridiska avdelningen inom organisationen. Den avgörande faktorn är att personerna som sköter utredningen inte på något sätt är inblandade i ärendet. En jävig person kan förhindra utredningen eller till och med hota lägga ned den.

Se till att delegera utredningen till en trovärdig person eller grupp som inte har någon koppling till vare sig inblandad avdelning eller de berörda personerna. På så sätt säkerställer du att utredningen förblir neutral och rättvis.

Steg 3: Informera visselblåsaren

För visselblåsaren är det viktigt att veta hur ärendet hanteras, hur lång tid utredningen kommer att ta eller om det finns annan information om processen som visselblåsaren bör ha. Försök att vara tydlig med visselblåsaren om hur utredningen kommer att gå till och hur lång tid den förväntas ta. Försäkra visselblåsaren om att ni tar ärendet på allvar.

Enligt visselblåsarlagen behöver organisationer med över 50 anställda ge visselblåsaren återkoppling gällande utredningens status och planerade åtgärder senast efter tre månader. Dessutom behöver man bekräfta att ärendet är mottaget senast sju dagar efter det att ärendet är inskickat. Det är således viktigt att se till att inte alla ärendehanterare är på semester samtidigt. Försök att förse visselblåsaren med all information han eller hon behöver och var tydlig med att sekretess gäller samt att ärendet kan ta längre tid beroende på dess omfattning. 

Steg 4: Uppdatera visselblåsaren

Precis som vi förklarade i steg tre är det viktigt att visselblåsaren uppdateras om hur ärendet fortskrider. Visselblåsaren har rätt att veta hur långt processen kommit och vilka åtgärder som tagits. Försök att hålla visselblåsaren uppdaterad i så stor utsträckning som är möjligt utan att sekretess eller GDPR-bestämmelser bryts. Finns det risk för att visselblåsarens identitet röjs genom att återkoppla bör återkoppling undvikas.

Tänk också på att utredningen ska dokumenteras och att dokumentationen behöver sparas. Hela utredningen bör finnas skriftligt dokumenterad och tillgänglig för personen eller gruppen som utreder ärendet så länge som anses nödvändigt, dock som längst i två år. Dokumentationen ska därefter enligt visselblåsarlagen raderas.

Steg 5: Att följa upp en visselblåsarrapport

Alla organisationer bör ha som mål att skapa en kultur där det känns tryggt för anställda att ta upp problem och konflikter. Det är därför viktigt att ni även efter att utredningen är avklarad följer upp med visselblåsaren. Ta reda på hur personen mår, om personen är nöjd med utredningen och hur visselblåsaren upplevde processen. Det är dessutom viktigt att se till att visselblåsaren inte blivit utsatt för hot eller dylikt efter sin anmälan – då behöver vidare åtgärder tas för att se till att det inte händer igen.

Många visselblåsare föredrar att vara anonyma. Det därför vara bra att skicka ut anonyma enkäter till alla anställda där man frågar hur de ställer sig till att rapportera oegentligheter genom er visselblåsarkanal. Om många tvivlar på att ens identitet som visselblåsare är skyddad, kan det vara bra att  undersöka möjligheterna att vara anonym och informera mer effektivt om kanalen.

Sammanfattningsvis

Dessa är de fem stegen till att utreda en visselblåsarrapport. Om ni tycker att det är svårt att hitta oberoende personer för utredning, eller om ni behöver mer information om processen kan ni kontakta oss för att få hjälp med att undersöka hur ärendehantering kan skötas i er organisation.