Att göra visselblåsning till något alla vågar använda

Det är omöjligt att förändra en företagskultur över en natt, men det finns ett antal steg ni kan ta som hjälper er att uppmuntra era medarbetare att säga ifrån och rapportera sina arbetsplatsproblem. Nedan delar vi därför med oss av tips för hur ni kan göra visselblåsning till något som alla har modet att använda.

1. Använd bra visselblåsarfunktioner

Till att börja med, om ni inte redan har gjort det, bör ni införa en visselblåsarpolicy och en visselblåsarfunktion så snart som möjligt.

Människor kommer att uppmuntras att träda fram och uttrycka sin oro som ett resultat av er visselblåsarpolicy. Den bör ange hur individer kan ta upp sina misstankar, förklara vad som kommer att hända härnäst och erbjuda information om de säkerhetsåtgärder som finns för att skydda visselblåsare från repressalier.

Genom att lägga till anonyma rapporteringskanaler och tydliga, grundliga utredningsprocesser i visselblåsarpolicyn kommer ni att visa era anställda att när de är redo att säga ifrån är er organisation redo att lyssna. Om ni är i behov av en extern visselblåsarfunktion eller visselblåsarpolicy kan ni med Visslans visselblåsarsystem få en helhetslösning på plats.

Kommunikation kring visselblåsning är en annan avgörande faktor. Samtliga anställda inom ledande positioner måste till 100% stötta visselblåsarfunktionen. Att sätta rätt ton från start kommer göra det enklare att odla en positiv arbetskultur och göra att allt fler vågar visselblåsa. 

Läs även: Att komma igång med att implementera en visselblåsarlösning

2. Utbilda de anställda kring visselblåsning

Nästa steg är att utbilda alla era anställda (från ingångsnivå till VD). Er träning kan se ut på många olika sätt, men den bör åtminstone innehålla följande:

• En översikt över förväntade etiska standarder för personal
• Hur (och varför) ska ni rapportera brott mot dessa standarder?
• Hur kommer rapporter att hanteras och behandlas?
• Hur kommer visselblåsare att skyddas?

Att utbilda anställda i de rapporteringsalternativ som är tillgängliga för dem kommer att vara ett krav för organisationer som är belägna i EU:s medlemsstater enligt EU:s direktiv om skydd för visselblåsare. Ni bör också anstränga er för att mer grundligt utbilda de som kommer att ta emot eller hantera anmälningar från visselblåsare, om ni inte har en extern expert som hanterar ärenden åt er.

Att tala ut, särskilt inför en kollega, kan vara skrämmande. Att utbilda de anställda i hur visselblåsare kommer att skyddas från repressalier kan hjälpa till att lindra dessa oron, vilket kan leda till fler rapporter, vilket i slutändan gynnar den egna organisationen.

Fallstudier i träningssyfte kan också vara effektiva. Det är lätt att eliminera mycket av rädslan och förvirringen som omger att visselblåsa genom att visa vad som händer när en rapport tas upp och vad som händer som en direkt följd av den.

3. Ha tydliga skydd mot repressalier

Om ni vill få högkvalitativ riskintelligens från era anställda måste ni införa skyddsåtgärder för att skydda avslöjarna från repressalier. Detta är avgörande för framgången för er visselblåsarfunktion.

Om anställda får reda på att en medarbetare har blivit orättvist behandlad efter att ha rapporterat ett problem är det troligt att andra medarbetare kommer att avstå från att också rapportera.

Repressalier mot människor som uttalar sig är förbjudna i många länder (inklusive Sverige), och det nya direktivet om skydd för de som visselblåser kommer att göra det olagligt i hela EU. Direktivet innehåller också skydd för visselblåsare (liksom de som stöder visselblåsare, såsom medarbetare, familj och andra) från att degraderas, stängas av, mobbas eller utsättas för andra former av vedergällning.

Läs även: Att utreda visselblåsarrapporter på bästa sätt

4. Erbjud guider och information kring visselblåsning

För att se till att så många anställda som möjligt vågar tala ut är det en utmärkt idé att erbjuda material och information. Överväg exempelvis på att erbjuda en enkel digital guide eller ett flödesschema på intranätet eller hemsidan som förklarar hur processen för visselblåsning kan se ut. Vi har exempel på flödesschema som vi kan dela med oss av.

Även om denna information bör finnas med i visselblåsarpolicyn kan det vara bra att försöka göra viss information extra tillgänglig, exempelvis med en sammanfattad version av visselblåsarpolicyn.. Ett annat populärt alternativ är att exempelvis sätta upp planscher runt om på arbetsplatsen med information kring visselblåsning. 

Oavsett metod är tanken att normalisera och informera om visselblåsning för att göra det så enkelt som möjligt för fler anställda att våga visselblåsa. 

5. Erbjud flera olika rapporteringsvägar

En av de mest kritiska aspekterna för att se till att så många som möjligt vågar visselblåsa är att erbjuda fler än en rapporteringsväg. Alla har olika föredragna metoder när det gäller att kontakta andra människor. Tänk exempelvis på kundservicen för er bredbandsoperatör som erbjuder både live-chatt, e-post och telefon. Än viktigare är det när det gäller ärenden av så känslig natur som visselblåsning kan vara. 

Med detta i åtanke är det enkelt att förstå att något så känsligt som att rapportera något på sin arbetsplats kan kräva flera olika rapporteringsvägar. Det finns egentligen inga rätt eller fel alternativ. Många arbetsplatser erbjuder en telefonlinje, andra erbjuder möjlighet till anonym visselblåsning via brevlåda eller webbaserad funktion. Det viktigaste är att erbjuda ett par olika metoder för sin visselblåsarfunktion, där minst en av de garanterar full möjlighet till anonymitet samtidigt som man kan följa upp med visselblåsaren, i enlighet med de nya lagkraven. 

Läs även: Checklista för hantering av visselblåsningsrapporter

Sammanfattningsvis

Trots att det nya EU-direktivet och de nya lagarna kring visselblåsning fastställer minimikrav för visselblåsning finns det mycket annat som man kan göra för att ytterligare stötta visselblåsare. Med hjälp av punkterna ovan kan ni göra ert yttersta för att se till att fler anställda hittar modet till att rapportera orättvisor eller felbehandlingar på arbetsplatsen. Det gynnar i slutändan såväl anställda som organisationen och samhället i helhet.