6 tips för att optimera ert visselblåsarprogram

Många uppmärksammade visselblåsningar sker i stora koncerner. Därför är det lätt att tro att “whistleblowers”, eller visselblåsare på svenska, inte existerar utanför dessa enorma bolag. Faktum är dock att visselblåsningar sker i mindre bolag också. De flesta visselblåsningar utreds internt innan de hinner nå media och uppmärksammas därför aldrig av allmänheten.

Allt fler företag och organisationer väljer att implementera en intern lösning för att möjliggöra visselblåsningar. Därför vill vi dela med oss av sex tips för att optimera ert visselblåsarprogram.

1. Skaffa ett långsiktigt hållbart visselblåsarprogram

Säkerställ att ert nuvarande visselblåsarprogram kommer att vara en hållbar lösning för er organisation i många år framöver. Det är ett framgångsrikt tillvägagångssätt för att undvika framtida besvär. Innan ni implementerar ett visselblåsarprogram, fundera på om ert program för visselblåsningar fungerar genomgående, från inlämnad rapport och initial kommunikation med visselblåsaren till utredning och uppföljning. 

Det kan vara värt att ha i åtanke att behov för ytterligare funktionalitet i ert visselblåsarprogram kan uppstå framöver. Om er lösning är anpassningsbar görs sådana justeringar enkelt vid behov. Utökad funktionalitet behöver inte medföra några större svårigheter eller väsentligt ökade kostnader om man har säkerställt att det nuvarande programmet är dynamiskt. Ett exempel på organisationer som kan komma att omfattas av utökade behov är koncernbolag som överstiger 250 anställda. Läs mer om vad visselblåsarlagen kräver av bolag med fler än 250 anställda.

Organisationer som planerar att expandera sin verksamhet utanför det land de i dagsläget är verksamma i omfattas sannolikt också av utökade krav på sitt visselblåsarprogram. Det beror på att det finns nyansskillnader mellan olika länders visselblåsarlagstiftningar. Det gäller även EU-länder. Trots att EU-ländernas olika visselblåsarlagar är baserade på det gemensamma EU-direktivet har olika länder exempelvis olika tidsramar för ärendehanterarna att förhålla sig till. Om er organisation planerar att expandera internationellt är det därför bra att undersöka om ert nuvarande visselblåsarprogram går att göra gångbart också i andra länder. 

Läs även: Varför är visselblåsning så viktigt?

2. Välkomna feedback

Välkomna eventuell feedback ni får av era aktiva och potentiella visselblåsare. Täcker ert nuvarande program för visselblåsning alla behov en visselblåsare kan tänkas ha? När ett visselblåsarprogram används skarpt för första gången kan oförutsedda situationer uppstå. Därför ska man inte bortse från vad de som faktiskt använder programmet har att säga om det.

Feedback kan gälla exempelvis:

• att visselblåsaren upplever att uppföljningen är bristfällig. Då kan ni Införa nya rutiner för regelbunden återkoppling, kanske till och med oftare än vad lagen kräver.
• att anställda säger att det är “för krångligt” att rapportera. Då bör nisSe över processen och undersöka om något kan göras annorlunda. Överväg att presentera programmet på ett tydligare sätt, eller att byta rapporteringsverktyg.

Synpunkter likt de ovan är vanliga om man inte har säkerställt att organisationens visselblåsarprogram är välfungerande och heltäckande. Ta hjälp av feedback för att enklare upptäcka potentiella brister i programmet. Fyll i eventuella luckor i visselblåsarpolicy, rapporteringsprocess och utredning med hjälp av återkoppling från visselblåsarprogrammets användare.

Sammantaget är vår rekommendation att använda sig av visselblåsarnas åsikter för att förbättra er lösning! Om ni använder ert visselblåsarprogram tillhandahålls av en extern leverantör kan ni vidarebefordra synpunkterna till denna. Det möjliggör för utvecklarna att optimera användarupplevelsen i visselblåsarprogrammet.

3. Utbilda organisationens personal

Lär de anställda i ert företag att upptäcka röda flaggor som tyder på att oegentlig verksamhet pågår. Om medlemmarna i ert team känner igen situationer som förebådar en katastrof är det mer sannolikt att problemet upptäcks i tid. Desto tidigare en oegentlighet upptäcks, desto mindre skada innebär den för företaget – både ekonomiskt och ryktesmässigt. I blogginlägget 5 varningstecken på missförhållanden på arbetsplatsen har vi skrivit mer om hur man kan identifiera dessa röda flaggor.

Ordentligt utbildad personal kan hjälpa organisationen att upptäcka problem innan de eskalerar. Därmed ökar chanserna för att problemet stoppas innan det eskalerar. Tyvärr medför inte ens utbildning att organisationen är garanterat skyddad från all korruption, men risken minskar.

4. Säkerställ att visselblåsare är skyddade mot hämndaktioner och repressalier

Ett visselblåsarprogram förlorar snabbt sin funktion om visselblåsare utsätts för bestraffningar. Er organisation kan inte tolerera att visselblåsare utsätts för exempelvis social exkludering eller trakasserier till följd av visselblåsning. Det är avgörande att det råder nolltolerans mot alla sorters repressalier en visselblåsare kan tänkas utsättas för om er organisations visselblåsarprogram ska fungera optimalt.

Om hämndaktioner mot visselblåsare förekommer inom organisationen minskar chansen att anställda vågar rapportera. Det gäller särskilt om händelsen involverar en chef eller en annan person med en ledande roll. Därför är det av yttersta vikt att visselblåsare skyddas från repressalier, och att man gör det känt för alla anställda att skyddet finns på plats. Att ert visselblåsarprogram tillåter visselblåsare att vara anonyma kan vara extra betryggande för anställda som är rädda för hämndaktioner.

Läs även: Checklista för en bra visselblåsarlösning

5. Var tydlig med organisationens värderingar

Att tydligt förmedla vilka värderingar som råder inom er organisation ökar tryggheten. Värdesätter ni integritet, ärlighet och lagarbete och dessutom är tydliga med det kan era anställda känna sig säkra på vilka ideal som präglar företaget. Att implementera ett etik- och efterlevnadsprogram är ett bra sätt att konkretisera de värderingar som man vill låta genomsyra organisationen. Forskning har visat att företag som arbetar med etik är mer framgångsrika än andra, inte minst när det gäller lönsamhet. Ni kan läsa om tips på hur ni utbildar era anställda i etik i ‘Key features of an effective ethics training program’. 

Vissa organisationer väljer att utveckla sin värdegrund tillsammans med de anställda. Oavsett hur ni bestämmer vilka värderingar som gäller inom er organisation är det bra att informera de anställda om att organisationen arbetar kontinuerligt med dessa frågor. Att hålla övningar i grupp, att mejla ut korta utbildningar med ett tillhörande quiz, eller att helt enkelt dela ut broschyrer kan vara effektiva påminnelser. Det allra viktigaste är att era värderingar och etiska regler når ut till de anställda vid upprepade tillfällen. 

Läs även: Varför intern visselblåsning är överlägset

6. Prata positivt om visselblåsning

Om en anställd vågar blåsa i visslan eller inte beror till stor del på företagets inställning. Om personer med ledande roller pratar om visselblåsning som ett “onödigt krav” kan det innebära negativa konsekvenser också för de anställdas inställning. Det nya visselblåsardirektivet och de krav som det ställer kan medföra ett stressmoment för chefer som redan har mycket på agendan. Lagkravet på implementering av ett visselblåsarprogram avfärdas kanske av den orsaken som onödigt. 

Att prata om visselblåsning som ett onödigt krav kan dock få förödande konsekvenser för de anställdas förtroende för ert arbete med visselblåsning. Ett lågt förtroende innebär färre inlämnade rapporter, vilket innebär att fler oegentligheter går oupptäckta. Det gynnar varken de anställda eller företaget.

De anställda ska inte känna sig till besvär om de väljer att blåsa i visslan, eller behöva vara rädda för att inte bli tagna på allvar. Prata därför om visselblåsning på ett positivt sätt. Lyft fram fördelarna med visselblåsning. Det kommer att skapa ett hälsosamt arbetsklimat. Glöm inte heller att organisationens lönsamhet och rykte skyddas med varje rapporterad oegentlighet!

Vill ni veta mer om visselblåsning och ledarskap? Läs om hur en bra ledare kan påverka företagskulturen här.