Como investigar as denúncias de irregularidades da melhor maneira

Quando a sua organização recebe uma denúncia, é importante que seja tratada corretamente. A empresa deverá ter um canal de denúncias funcional que utilizará continuamente nestas ocasiões para assegurar que todas as denúncias são tratadas da mesma forma e apropriadamente, tanto em termos éticos como em relação aos requisitos legais. Para aqueles que não têm uma forma estabelecida para tratar denúncias, podem começar em cinco passos:

1. Reunir todas as informações necessárias acerca da denúncia.

2. Delegar a investigação a uma pessoa ou grupo imparciais. 

3. Informar o denunciante acerca das condições do caso.

4. Atualizar continuamente o denunciante sobre o assunto. 

5. Acompanhar o caso após o encerramento e manter-se em contacto com o denunciante. 

Parece complicado? Com as rotinas e habilidades certas, pode realmente ser mais fácil do que parece. Dividimo-lo em partes mais pequenas para explicar melhor os passos. 

Passo 1: Reunir informações 

Ao receber uma denúncia é importante determinar do que se trata o caso. Ao recolher informações com o denunciante, aprofundar o caso e, se necessário, solicitar informações adicionais, é mais fácil determinar se se trata realmente de um caso de denúncia ou se, por exemplo, se trata de outra questão que deve ser solucionada por outras vias dentro da organização.

Recolhe-se informação através do diálogo com o denunciante e por meio das informações no departamento ao qual o caso se refere. Assim que tiver informações suficientes para determinar que se trata realmente de um caso de denúncia, pode passar ao passo 2.

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Passo 2: Quem lida com a investigação? 

Quando um denunciante expõe um evento ou um caso, este deve ser sempre investigado por uma pessoa ou grupo independente. Em muitos casos, a denúncia pode ser tratada por um grupo dos RH ou pelo departamento jurídico da organização. O mais importante é que as pessoas envolvidas na investigação não tenham qualquer envolvimento no caso. Uma pessoa desonesta pode impedir a investigação e até mesmo ameaçar encerrá-la, o que também será contrário à lei.

Certifique-se que delega a investigação a uma pessoa ou grupo de confiança que, por sua vez, não tenha qualquer ligação com o departamento ou pessoas envolvidas. Desta forma, garante que a investigação permanece neutra e justa.

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Passo 3: Informar o denunciante 

Para o denunciante é importante saber como o caso será tratado, quanto tempo irá demorar e se há algo no processo que deva saber. Tente ser claro para com o denunciante acerca do que está a acontecer na investigação e assegure-o de que a investigação está em curso. Este é também um sinal importante de que está a lidar com o assunto de forma séria.

De acordo com a Lei portuguesa de proteção de denunciantes de infrações, a empresa deve dar feedback ao denunciante acerca do estado da investigação e quaisquer medidas tomadas, num prazo de 3 meses, assim como confirmar que recebeu o caso em 7 dias. Considerando, também é importante assegurar que nem todos os destinatários dos casos de denúncias estejam de férias ao mesmo tempo. Tente fornecer ao denunciante todas as informações que precisa e seja claro quanto à garantia de confidencialidade. Esclareça, também, que o caso poderá demorar mais tempo, consoante a situação.

Passo 4: Atualizar o denunciante 

Tal como falámos no passo 3, é importante que o denunciante seja atualizado em relação à evolução do caso. O denunciante tem o direito de saber acerca do processo de seguimento da denúncia e que medidas foram tomadas. Tente manter o denunciante o mais atualizado possível, sem violar a confidencialidade ou a GDPR. Se houver risco de a identidade do denunciante ser revelada, deve evitar-se o feedback.

Também se deve ter em conta que a documentação da investigação precisa de ser guardada para fins futuros. Toda a investigação deve ser documentada por escrito e disponibilizada à pessoa ou grupo que investiga o caso para posterior análise.  

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Passo 5: Acompanhar o caso 

Todas as organizações devem ter como objetivo criar uma cultura onde os seus colaboradores se sentem seguros para abordar questões e conflitos. Assim, é importante que se acompanhe o denunciante mesmo após a conclusão da investigação. Descubra como a pessoa se sente, se está tudo bem e como está a lidar com toda a situação. É igualmente necessário garantir que o denunciante não é exposto a ameaças ou algo semelhante após a sua denúncia - em seguida, é preciso tomar medidas para assegurar que a situação não volte a acontecer.

Muitos denunciantes preferem ser anónimos. Nestas circunstâncias, pode ser apropriado enviar pesquisas anónimas a todos os funcionários para saber o que pensam acerca de relatar problemas ou crimes através do seu canal de denúncia de irregularidades. Se poucas pessoas souberem acerca do canal, pode ser bom informar de uma forma mais eficaz.

Em resumo  

Aqui está: os 5 passos para a organização lidar com casos de denúncias. Se ainda achar complicado ou precisar de ajuda para proceder, pode entrar em contacto connosco para mais informações acerca de como lidar em segurança com as suas denúncias.